Medewerker organisatiemanagement en besluitvorming

Functie

De grootste stad van Vlaanderen zoekt versterking. Jouw job? Samen met zo'n 7500 medewerkers Antwerpen nóg straffer maken.

Voor een vlotte organisatie van onze culturele instellingen zoeken we een administratieve allrounder. Word jij de collega die de formele besluitvorming verzorgt, werkprocessen verfijnt, vergaderingen organiseert en een nauwkeurige administratie onderhoudt? Zoek je altijd naar kwaliteitsvolle oplossingen en werk je klantgericht? Solliciteer nu.

Beslissingen over het beleid en de organisatie van de Antwerpse musea, bibliotheken en culturele centra worden genomen via formele besluitvorming.

• Je organiseert de directiecomités, raden van bestuur en algemene vergaderingen.
• Je bent de contactpersoon en coördinator rond besluitvorming voor verschillende beslissingsorganen.
  • Je stelt zelf besluiten op.
  • Je waakt mee over de kwaliteit van de besluiten.
  • Je ondersteunt en adviseert auteurs bij de opmaak van hun besluiten.
  • Je zorgt ervoor dat besluiten tijdig op de juiste zitting geagendeerd worden.
  • Je verwerkt de beslissingen en koppelt terug naar de betrokken partijen.
• Je bent een organisatorische allrounder. Je ondersteunt de directeur en zakelijke cel Cultuur: je organiseert opleidingen, bereidt vergaderingen en persconferenties inhoudelijk en logistiek voor, neemt verslag, volgt afgesproken acties verder op, beheert agenda's …
• Als informatiebeheerder ben je verantwoordelijk voor de publicatie van interne afspraken en flows, het rechtenbeheer en dat digitale documenten vlot toegankelijk zijn.
• Je bekijkt de interne procedures en (werk)processen. Je werkt concrete voorstellen uit om die te verbeteren.
• Samen met de andere stafmedewerkers van Cultuur vorm je een netwerk. Vanuit dat netwerk neem je een aantal afdelingsbrede taken op zoals adviesverlening rond zakelijke processen (bijvoorbeeld rond aankopen). Je ondersteunt de andere pijlers van de afdeling Cultuur tijdens piekmomenten of afwezigheden. Je wisselt kennis en expertise uit.

We verwelkomen je bij de zakelijke cel Cultuur van het autonoom gemeentebedrijf Culturele instellingen Erfgoed en Kunsten, waar een 15-tal collega's werken. We ondersteunen bij Cultuur rond financiën (begroting en boekhouding), aankoopadministratie en besluitvorming. We werken centraal, maar hebben ook een goed contact met alle collega's en stafdiensten bij Cultuur.

Jouw profiel

• Je hebt een bachelordiploma of een diploma van gegradueerde van het hoger beroepsonderwijs (HBO5).
• Je voldoet aan de sollicitatievoorwaarden.
• Je bent enthousiast over het democratisch proces en de besluitvorming van een lokale overheid, zeker van een (culturele) grootstad als Antwerpen.
• Ervaring met de werking van beslissingsorganen is een pluspunt.
• Je werkt graag met administratieve documenten. Je doet dat heel gestructureerd, nauwkeurig, met veel verantwoordelijkheid en respect voor deadlines, ook als die onverwacht zijn.
• Je bent leergierig en geduldig. Je werkt zelfstandig en neemt initiatief.
• Je spreekt en schrijft vlot en klantvriendelijk.
• Je handelt snel en correct als er zich problemen voordoen. Je zoekt altijd naar een kwaliteitsvolle oplossing.
• Je werkt vlot met Word, Excel, Adobe en Outlook.
• Als je al kan werken met eBesluit is dat zeker een pluspunt.
• Je hebt dezelfde waarden als de stad. Je wil je inzetten voor een straffer Antwerpen.

• Documenten coderen, klasseren en archiveren
• Personen onthalen en hun vraag identificeren
• Administratieve dossiers samenstellen
  Gegevens, de actualisatie van gegevens, terugzendingen of aanmaningen controleren
• Brieven, tabellen, ... invoeren volgens instructies

Aanbod

• Je start bij Talentontwikkeling en Vrijetijdsbeleving in Den Bell (Francis Wellesplein 1, 2018 Antwerpen) als deskundige (B1/3-niveau) met een contract van onbepaalde duur.
• Je verdient een minimum bruto maandloon (als je voltijds werkt) van 2971,45 als je geen relevante ervaring hebt, 3208,73 euro bij 5 jaar relevante ervaring, 3365,84 euro bij 10 jaar relevante ervaring. Je loonpakket kan je berekenen met de loonsimulator. Gebruik daarvoor je officiële functietitel: deskundige (B1/3-niveau).
• Je krijgt ook veel extra voordelen: maaltijdcheques, vergoeding voor woon-werkverkeer via fiets of openbaar vervoer, hospitalisatieverzekering, smartphone met abonnement, kortingen en promoties in winkels en recreatieparken, opleidingen en een goede werk-privébalans: een werkweek van 38 uren, 35 vakantie- en 14 officiële feestdagen, werk in de Antwerpse regio en ruimte voor flex- en thuiswerk.
• We verwelkomen diversiteit. We focussen op je kwaliteiten, niet op je afkomst, religie, geboortejaar, geaardheid of beperkingen.